더 덴, 챗GPT 워크로 주 10~15시간 절감

미국 덴버의 부모 전용 소셜 클럽 더 덴 패밀리 소셜(The Den Family Social)이 두 번째 지점을 여는 과정에서 챗GPT 워크로 경영진 업무 시간을 주당 10~15시간 줄였다. 오픈AI는 10월 1일(현지시간) 공개한 고객 사례 글에서 더 덴이 보조금 신청서를 사흘이 아니라 두 시간 만에, 주류 판매 면허 신청 자료를 나흘이 아니라 세 시간 만에 준비한다고 밝혔다. 오픈AI가 제시한 감소 폭은 보조금 신청 92%, 주류 면허 신청 91%다. 직원 수가 적은 소규모 사업체가 지점 확장이라는 행정 부담을 AI 에이전트에 나눠 맡긴 사례다.

더 덴은 환대와 공동체, 일과 놀이를 한 공간에 묶어 부모가 자기 자신으로 머물 수 있고 아이도 함께 환영받는 곳을 표방한다. 창업자 챈들러 라이프가 부모가 되는 과정을 직접 겪으면서 부모에게도 자신의 안녕을 고려해 설계된 세련된 공간이 필요하다고 믿은 것이 출발점이었다. 두 번째 지점의 공사와 개점 준비가 시작되자 행정 업무가 불어났고, 라이프는 이 부담을 덜려고 챗GPT 워크를 들였다.

라이프 최고경영자는 "챗GPT 워크 덕분에 우리는 그만한 규모나 자원을 갖추기 전에 우리에게 필요한 회사를 만들 수 있다"고 말했다. 첫 지점에서 쌓은 지식과 맥락을 두 번째 지점에 옮기는 일이 과제였다. 팀은 지메일, 슬랙, 구글 드라이브 플러그인을 연결해 챗GPT 워크가 회사 곳곳의 정보를 모아 분석하고 다음 단계를 제안하게 했다. 메탈이 확인한 오픈AI 사례 글에 따르면 계획 수립은 더 체계적이고 반복 가능해졌지만, 결과물의 정확성 검토와 최종 결정은 여전히 팀이 맡는다.

가장 극적인 장면은 두 번째 주류 판매 면허 신청에서 나왔다. 예정보다 이른 청문회 일정이 갑자기 비자, 더 덴은 챗GPT 워크로 서류를 빠르게 모으고 빠진 항목을 찾아내고 파일을 요구 형식으로 바꿨다. 라이프는 "찾고, 분류하고, 서식을 맞추고, 엮는 데 나흘이 걸렸을 일이 챗GPT 워크와 함께한 팀 검토와 마무리 세 시간으로 줄었다"고 설명했다. 더 덴은 마감이 촉박한 보조금 공모에도 같은 작업 흐름을 쓰고 있고, 신청에 드는 시간이 줄어든 만큼 더 많은 기회에 지원할 수 있게 됐다.

쓰임새는 서류 작업에 그치지 않는다. 경영진은 문제를 회의에 올리기 전에 챗GPT로 질문을 정리하고 제안서를 다듬는다. 라이프는 이 방식으로 탐색성 대화에 쓰던 시간을 주당 약 7시간 아낀다고 추산했다. 프로그램·파트너십 책임자 브룩은 회사가 커지면서 제휴를 일관되게 운영할 방법이 필요했고, 어떤 제휴가 통했고 어떤 제휴가 실패했는지와 그 이유를 챗GPT와 함께 정리해 경영진이 검토할 제휴 구조안을 만들었다. 총괄 매니저 마이아는 회계사의 재무 보고서와 판매 시점 정보 관리(POS) 시스템의 매출·재고 데이터를 모아 사업 현황을 한눈에 보는 자료로 정리했고, 이를 바탕으로 두 지점의 재고 수요를 예측하고 구매 방식을 정한다.

사회학의 눈으로 보면 이 사례에서 눈여겨볼 대목은 시간이 어디로 돌아가느냐다. 더 덴의 고객은 돌봄과 일 사이에서 자기 시간을 잃기 쉬운 부모들이고, 이 클럽을 운영하는 사람들 역시 지점을 늘리며 행정에 시간을 빼앗기던 소규모 팀이다. 라이프는 지점과 회의를 오가는 이동 시간에 챗GPT 보이스로 이메일을 말로 불러 초안을 쓰게 하고, 회의 후속 조치를 기록하고, 떠오른 생각을 정리한다. 책상으로 돌아와 쌓인 일을 처리하는 대신, 준비된 결과물을 검토해 보내는 방식으로 하루의 순서를 바꾼 것이다.

더 덴은 다음 단계로 코덱스를 써서 맞춤형 시스템을 만들 계획이다. 체크인과 수업 등록을 위한 회원 앱, POS 시스템 사이의 더 나은 연결, 두 지점 팀을 잇는 슬랙 알림이 후보로 꼽혔다. 메탈은 ATV 빅에어투어가 챗GPT 워크로 사흘 걸리던 재고 정리를 세 시간으로 줄인 사례를 보도한 바 있으며, 오픈AI는 이번 글에서 전 세계 100만 곳이 넘는 기업이 오픈AI로 의미 있는 성과를 내고 있다고 밝혔다.

오픈AI 사례 글은 이 성과를 고객의 설명으로 전할 뿐 별도의 외부 검증 자료를 붙이지 않았다. 그래도 사흘을 두 시간으로, 나흘을 세 시간으로 바꿨다는 숫자가 가리키는 방향은 분명하다. 큰 회사가 법무팀과 사무국으로 처리하던 일을 작은 팀이 에이전트와 함께 처리하게 되면서, 규모가 곧 행정 역량이던 공식이 흔들리고 있다. 더 덴이 아낀 시간은 결국 클럽이 세운 이유, 부모가 아이와 함께 자기 자신으로 머무는 공간을 늘리는 데로 돌아간다.